Три вида инструментов для трех типов встреч

Существует три набора инструментов рисования (по одному для каждого типа встреч, в которых мы обычно участвуем): личные встречи с самими собой или другим человеком, коллективные встречи-дискуссии между несколькими людьми, и встречи-выступления, на которых мы оказываем­ся перед толпой.

ЛИЧНАЯ ПОВЕРХНОСТЬ ДЛЯ РИСОВАНИЯ - ЛИЧНЫЕ ВСТРЕЧИ

Когда мы хотим обсудить идею с самим собой или с другим человеком, то обычно предпочитаем какую-то небольшую поверхность для рисова­ния. Она помогает почувствовать, что мы подошли близко к идее. Мой лю­бимый инструмент — доска, которую можно держать на коленях. Рисунки на ней легко стирать, а кроме того, она дает возможность экспериментиро­вать без особой публичности. Чтобы сохранить понравившуюся нам идею, мы просто фотографируем с помощью мобильного телефона и отправляем сами себе по электронной почте. Затем стираем картинки с доски и начи­наем все заново.

Для решения задачи вам подойдет любой предмет, который легко но­сить и на котором удобно рисовать, — от ноутбука до салфетки. Я рисовал картинки для этой книги на обычной белой бумаге карандашом и маркером, затем сканировал обычным способом, а потом просто улучшал контраст­ность с помощью Photoshop, чтобы картинки лучше выглядели при печати.

Поверхности для рисования в ходе личных встреч:

салфетки (лицевая или оборотная сторона);

листы бумаги;

персональные доски для записей.

ПОВЕРХНОСТЬ ДЛЯ РИСОВАНИЯ НА КОЛЛЕКТИВНЫХ ВСТРЕЧАХ

Каждый раз, когда мы проводим собрание команды, или мозговой штурм, или еженедельное обсуждение изменений в работе над проектом, или занимаемся решением возникшей проблемы, то участвуем в коллек­тивной встрече.

Для этой цели отлично подходят флипчарты. Они годятся для работы пяти-шести людей, однако объем пространства для одновременной рабо­ты ограничивается парой страниц. Куда удобнее флипчарты с клейкой лентой на обороте. От них можно оторвать несколько листов и развесить их по стенам до начала работы. Когда холст кажется безграничным, нам гораздо комфортнее рисовать.

Однако доска для записей или флипчарт полезны лишь тогда, когда все участники находятся в одной комнате, что бывает далеко не всегда. Команды все чаще оказываются по-настоящему глобальными, все больше сотрудников работает в удаленных офисах или даже дома, а компании урезают расходы на командировки во имя экономии. На рынке есть мно­жество «умных досок», позволяющих любому человеку увидеть (и даже изменить) рисунки, созданные в одном месте, находясь в любом другом, причем практически в то же самое время. Я уверен, что технологии будут совершенствоваться и далее, однако пока такие доски слишком дороги, их сложно настраивать и использовать.

Менее дорогим и значительно более удобным вариантом может счи­таться любое из приложений, позволяющих делиться содержимым рабо­чего экрана компьютера. При конференц-связи эти инструменты позво­ляют одному человеку делиться данными через интернет. Для работы требуется, чтобы все участники установили на компьютеры одни и те же программы и протестировали их. В случае если у всех участников нор­мальный компьютер и высокоскоростное подключение к интернету, такие приложения показывают довольно хорошие результаты.

Поверхности для рисования на коллективном собрании включают в себя:

доску для записей, прикрепленную к стене;

флипчарты (особенно с клейким слоем на обратной стороне);

«умные доски»;

компьютеры со специальными программами и доступом к интернету.

Что касается последнего варианта, остается один большой вопрос: если даже предположить, что мы их имеем, то какую программу для ри­сования использовать для показа картинок и их редактирования? Ответ до безобразия прост, и мы расскажем о нем, говоря о следующем типе собраний.

ПОВЕРХНОСТЬ ДЛЯ РАБОТЫ НА ВСТРЕЧАХ-ВЫСТУПЛЕНИЯХ

Хотя обычно бизнесмены не готовы это признавать, но встречи, в кото­рых участвует более 10-12 человек, не предполагают открытую дискуссию или совместное изучение каких-либо идей. Скорее, они служат площадкой для выступлений отдельных ораторов или группы перед остальными. И такие выступления редко бывают успешными.

Для этого существует множество причин — от неподготовленности и нервозности до чрезмерного использования не самых лучших свойств PowerPoint. Каждый из вопросов требует особого обсуждения, однако сей­час мы сконцентрируемся на разговоре о картинках. Если предположить, что мы решили все остальные проблемы, то главный вопрос звучит так: каким образом я могу рисовать картинки, стоя перед целой толпой?

Счастлив сказать, что ответ на этот вопрос уже есть в вашем компью­тере.

У НАС УЖЕ ЕСТЬ ЛУЧШИЙ ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РИСОВАНИЯ В КОМПЬЮТЕРЕ

Я всегда приношу с собой на презентацию небольшой планшет и про­ектор. Прелесть планшета в том, что я могу рисовать прямо на экране, «вживую», и каждый участник может видеть то, что я рисую, в тот самый момент, когда я это делаю. Иными словами, моя заготовленная презен­тация часто представляет собой набор почти пустых слайдов*; а когда я хочу сказать что-то важное, то рисую круги и контурные фигуры прямо на экране. Это обеспечивает живое взаимодействие, редкое на деловых встречах. Поверьте мне: когда аудитория видит, что вы рисуете картинки (пусть даже уродливые или простые) у нее на глазах, внимание к вам га­рантировано.

Часто по завершении встреч их участники спрашивают меня, какие специализированные программные продукты я использую для создания рисунков.

*На многих конференциях орга­низаторы часто просят у высту­пающих слайды заранее, что­бы их можно было распечатать и вручить участникам. После того, как я отправляю свои слай­ды, почти всегда раздается зво­нок, и собеседники говорят мне, что с моим файлом что-то не так: половина — пустые страницы!

В процессе объяснения собесед­ники почти всегда говорят, что никогда прежде не видели, как кто-нибудь рисует на экране.

Я точно знают: аудитория посчи­тает привлекательным то, что я делаю.

**Это еще одна необъяснимая загад­ка компании Microsoft, которая сначала добавила самый прият­ный и простой инструмент для ри­сования на экране в самое распро­страненное бизнес-приложение, а затем спрятала этот инструмент, и никто не подозревает о его су­ществовании. Люди из Редмонда, вы меня слышите?